議事録をつくるときの心構え

私のところで、長期インターンシップの学生が書いてくれた議事録にコメント付きでレビューをしたのだが、割と自分の「議事録」観が表現されていたので、箇条書きで残してみました。

１）表題には、正式名称をつけること。決めてない場合は、その場が一意にわかるようにする。日付は後で書くので、表題には不要。

２）文責は「この文書の責任者」という意味であるので、議事録の場合では不適切。
文責とするならば、書いた人の考えや主張があるはずなので、ゼミなどでのレポートや企画書に使うもの。合意された客観的事実を残す議事録には相応しくない。

３）固有名詞は正式名称を使う。文中に何度も出てくる場合は、略語を定義する。

４）主語と述語は、必ず書く。助詞も省略しない。
　　→ 省略すると、要素と関係性が見えなくなる

５）主語と述語の整合性を意識すること。
　　✕ 会場にお金を入れる。→◯会場費を入金する。

６）キーワードを並べるときは、キーワードの途中で改行にならないようにする。
　　→ 途中で改行されると、頭に入ってこない。

７）指示語はなるべく使わない。
　　→ 指示語が示した内容を確実に読み手が汲み取ってくれるわけではない。
　　→ 同じ言葉が何度も出てきて、ウザいと思ったら、書きぶりを考える。

８）会議中に発言者の行間を埋める努力をすること。
　　→ 発言者が行間にしてしまっていることに本質が含まれていることが多い。
　　→ 行間こそが全体に共有されていないことが多く、議事録担当こそが共有化を促進できる役割。

９）出た結論は必ず確認すること。結論が出た雰囲気でも持ち帰る結論が同じとは限らない。

　　→ 前後関係からの確認も必要。
　　→ 「内容の表現方法については見直しが必要」と発言したつもりが、「内容については見直しが必要」となってしまうと、次のプロセスが変わってしまう。

１０）全体を示して発言しているのか、ある事例や一部を指して発言しているのかを確認すること。
　　→ 発言者は事例を話したつもりが、議事録作成時に全体へ適用されてトラブルになるケースが多い。

１１）個人的には、改善という言葉を使いません。
　　　→ 善悪という評価基準を生み出し、「できていない状況は悪」とイメージを生んでしまうので、モチベーションと生産性が下がる。

全体を示したものではないと思いますが、備忘録的に。